Trabajando desde Casa: 9 Maneras de Perfeccionar el Espacio de su Oficina en Casa

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Diseñar un espacio de trabajo en el hogar que sea funcional, que lo ayude a mantener la productividad y a establecer límites saludables entre su hogar y su trabajo puede ser un desafío. Después de todo, recostarse en la cama con su computadora portátil o acurrucarse en su sofá simplemente no va a ser suficiente a largo plazo (por más cómodo que parezca).

Si está entrando en el mundo nuevo del trabajo remoto por primera vez, o si está tratando de perfeccionar su estación de trabajo en el hogar a largo plazo, aquí hay 9 formas en las que puede mejorar el espacio de su oficina para ayudarlo a adaptarse al trabajo remoto.

1. Elija su Espacio de Oficina

Lo primero es lo primero, debe decidir dónde colocar la oficina en su hogar.

Establecer un espacio de trabajo designado ayuda a diferenciar entre el tiempo de trabajo y el tiempo de ocio. Algunos propietarios tienen el lujo de convertir una habitación o un sótano en una estación de trabajo y mantener todo su equipo de trabajo en un solo lugar. Si el espacio es escaso en su hogar, elija una habitación que se adapte.

El sitio web de diseño de interiores, Houzz, descubrió que casi una cuarta parte de la comunidad global trabaja desde la mesa de su cocina. Si tiene poco espacio, puede elegir un espacio de su mesa para colocar su escritorio, bloc de notas y una taza de café. Ponga sus suministros de oficina en un carrito y, una vez que termine la jornada laboral, simplemente guárdelos. Si varios miembros de su hogar trabajan desde su casa, también puede usar la mesa de su cocina como espacio de trabajo compartido.

Dondequiera que elija ubicarse, asegúrese de que reciba una fuerte señal de Wifi y que esté al alcance de una toma de corriente.

2. Haga que su Espacio sea Cómodo (y Ergonómicamente Sólido)

Cuando decimos cómodo, no nos referimos a ir a trabajar en pijama y zapatillas. Dependiendo de cuánto tiempo trabaje desde su hogar, es posible que desee invertir en equipos de oficina reales para que su espacio de trabajo sea lo más eficiente posible (si el espacio lo permite).

Si va a estar en su casa por poco de tiempo, probablemente solo necesite su computadora portátil y su cargador. Pero si su hogar va a ser su oficina durante meses, vale la pena intentar crear un espacio de oficina convencional con un monitor, teclado, mouse, silla giratoria e impresora.

Tenga en cuenta que las computadoras portátiles tienen una mala ergonomía, lo que obliga a los usuarios a inclinarse para ver la pantalla. Si no puede permitirse el lujo de conseguirse un monitor, un truco fácil es colocar su computadora portátil encima de algunos libros y usar un teclado y mouse externos, lo que le permitirá tener una mejor vista. Como regla general, las cejas deben a la misma altura de la parte superior de la pantalla. ¿La ventaja de tener solo una computadora portátil? Es portátil, así que si quiere pasar una tarde trabajando en su balcón o en el patio trasero, puede llevar su trabajo consigo.

Una silla cómoda le ayudará a mantenerse concentrado. No necesariamente necesita una silla giratoria; un cojín o respaldo en la silla de la mesa de su cocina deberían hacer el trabajo.

3. Solucione los Problemas de Logística

Un lunes por la mañana, justo antes de una reunión, lo último que desea es tener problemas para conectarse al Wifi o descubrir que no ha redirigido las llamadas telefónicas de su oficina a su teléfono inteligente.

Verifique que todos sus requisitos técnicos estén configurados en casa antes de la semana laboral.

Para comenzar, conecte todos sus dispositivos de trabajo al Internet de su hogar y asegúrese de poder descargar archivos, realizar videoconferencias y transmitir contenido. Es posible que descubra que su velocidad de Internet es demasiado lenta para funcionar sin problemas, y tendrá que mejorar su plan para evitar retrasos en las videollamadas. También puede verificar su ancho de banda de Internet a través de pruebas de servicio de su proveedor.

Con la afluencia de trabajadores a domicilio, los proveedores de Internet han prometido que no debería haber problemas con la conectividad, ya que el uso máximo de Internet en el hogar suele ser por las noches de todos modos. Pero para sentirse seguro, pruebe la conexión de su computadora portátil o computadora a su teléfono inteligente en caso de que necesite una copia de seguridad. Mantenga todas sus contraseñas de Internet al alcance de la mano en su teléfono o en una nota adhesiva pegada en su computadora portátil.

Verifique que aún pueda recibir llamadas telefónicas, ya sea reenviando las llamadas a la línea de su oficina a un número al que pueda acceder en su hogar, o enviando a sus colegas su número de teléfono celular para que puedan comunicarse con usted. Cambie su plan de teléfono para acomodar más llamadas si es necesario.

4. Mantenga su Seguridad

Una preocupación válida del trabajo es la seguridad, especialmente si trabaja con información confidencial.

Para mantener la información segura y protegida, la mayoría de las empresas utilizan una VPN, o red privada virtual, que crea una conexión cifrada desde su computadora a la red de TI de su empresa. Cuando está en la oficina, su computadora puede conectarse automáticamente a la VPN, pero en casa, deberá conectarse manualmente. El portal de Intranet del personal de la empresa puede ser accesible solo por VPN.

Si necesita acceso VPN para acceder a unidades compartidas u otros registros, trabaje con su equipo de TI para asegurarse de que pueda conectarse en casa.

Además de usar una VPN, invierta en un disco duro externo o una llave USB y guarde su trabajo ahí: su computadora portátil puede guardar su trabajo en el servidor de su lugar de trabajo, pero si no puede obtener acceso, tendrá una copia de seguridad a la mano. Un disco duro externo también es útil si su computadora portátil se queda sin espacio.

5. Impulsar Nuevas Formas de Comunicación

Trabajar desde la casa puede que le impida tener reuniones cara a cara y conversaciones en persona con colegas, pero con numerosas aplicaciones al alcance de la mano que se conectan con sus compañeros de trabajo, esto será un proceso más sencillo. Zoom y Webex de Cisco son dos opciones de videoconferencia que han crecido en popularidad.

Sin la oportunidad de conversar en persona, su bandeja de entrada puede estar inundada de mensajes y usted estará recibiendo notificaciones a cada rato. Los equipos pueden evitar esto estableciendo grupos de chat en WhatsApp, Facebook, GChat o en plataformas como Slack, donde se pueden organizar chats individuales y grupales. Enviar mensajes en estas herramientas le ahorrará el tiempo dedicado a ordenar su bandeja de entrada.

Si está compartiendo documentos u otros materiales, Google Drive y la plataforma Microsoft Teams también son útiles para que no acumule las bandejas de entrada de sus colegas con archivos grandes.

6. Reduzca las Distracciones Visuales y Sonoras

No importa dónde se encuentre el espacio de oficina designado en el hogar, asegúrese de eliminar el desorden visual que distraiga.

Si su oficina se encuentra en una habitación que tiene un doble propósito o en una sala de estar de alto tráfico en el hogar, mejore la situación. Incluso puede colocar una partición en la habitación para dividir el espacio y crear un espacio de oficina despejado.

Si su trabajo implica muchas conferencias telefónicas y reuniones de video, considere lo que sus colegas verán detrás de usted. También deberá prestar atención a los niveles de ruido: es posible que los miembros de su familia no quieran escucharlo por teléfono todo el día y que también necesite un espacio tranquilo para concentrarse.

7. Equilibre el Cuidado Infantil y el trabajo

Si sus hijos están en casa con usted, trate de cumplir con su horario habitual tanto como sea posible. Mantenga su hora de despertarse, desayune y vístalos.

En algunos hogares, los padres pueden dividir el espacio de trabajo: uno de los padres podría trabajar en la oficina del hogar, el otro en el dormitorio, mientras que los niños en la cocina y el comedor. Hay un gran beneficio para las personas que trabajan desde su hogar de esta manera: volver a estar juntos como familia durante las comidas y los descansos.

Los padres también pueden tomar el trabajo y el cuidado de los niños por turnos: uno de los padres podría comenzar el día de trabajo más temprano con tiempo ininterrumpido para concentrarse mientras el otro alimenta y viste a los niños.

En general, acepte que sus hijos también tendrán más tiempo frente a la pantalla durante estas semanas en casa.

8. Busque Luz natural y Dele a su Espacio un Toque personal

Estar encerrado en el interior puede provocarle un poco de tristeza, pero trabajar en una habitación llena de luz natural y configurar el espacio de su mesa para que esté frente a la ventana puede marcar la diferencia. Es por eso que las oficinas en el hogar a menudo se encuentran en habitaciones amplias y luminosas.

Se sentirá conectado con el mundo, la luz solar natural ayuda a aumentar el estado de alerta y a todos nos encanta soñar despiertos mientras miramos por la ventana durante la jornada laboral.

Ya no está situado en una oficina estéril, así que agregue un poco de belleza a su espacio de trabajo para que sea un ambiente feliz. Pequeñas adiciones como algunas plantas de interior, una lista de reproducción con música relajante en el fondo, una tetera y su taza favorita pueden alegrar el ambiente en la oficina de su casa.

9. Establecer una Nueva Rutina y Límites

Crear una estructura cuando trabaja desde casa es crucial: no es bueno dormir, saltarse comidas o responder correos electrónicos las 24 horas porque su casa es ahora su oficina.

Establezca sus horas de trabajo y cúmplalas: generalmente es más fácil si continúa con su rutina de trabajo normal. Despiértese como lo haría normalmente y vístase para el día. No tiene que ponerse un traje y pantalones de vestir, pero quitarse la bata de baño y refrescarse lo despertará y lo preparará para su día.

Si trabaja en casa con niños u otros miembros de la familia en su hogar, establezca límites con ellos e indíqueles que cuando cierre la puerta de su oficina o inicie sesión en el portal de su empresa, no estará disponible.

Hay mucha autodisciplina y responsabilidad en el trabajo desde casa, pero a medida que elabora su horario para el día, incluya tiempo para el almuerzo y los descansos. Para mantenerse inspirado y productivo también se necesitan descansos necesarios.

Si a menudo compraba el almuerzo durante la semana laboral, prepare la comida la noche anterior para no interrumpir su día de trabajo con una hora de cocción en la cocina.

Finalmente, no seas duro con usted mismo mientras usted, su familia y su hogar se adaptan a los desafíos. Trabajar desde casa puede ser un terreno nuevo para todos, y las familias deben ser flexibles con estos entornos.

Su casa no siempre estará perfectamente ordenada cuando todos estén en casa todo el día, y la transición de su hogar para satisfacer las necesidades de todos no será del todo fácil, pero está bien. Lo más importante es que su hogar es el refugio seguro de su familia.

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